在档案资料管理中，以RFID射频标签作为数据储存载体并粘贴在档案盒上，在RFID芯片中储存该档案资料的基本情况和领用归还记录，合理利用RFID档案密集架、RFID馆员工作站、RFID门禁系统、RFID盘点车、RFID手持终端等，与后台数据库管理信息系统相配合，能够实现档案的实时定位、盘点、借阅、归还、查找等相关工作过程的数字化、信息化管理。

RFID密集架档案识别系统基于超高频RFID技术，在现有密集架的架体内布置RFID识别天线、红外在位检测系统以及指示灯光功能。粘有电子标签的档案袋（盒）的取或放，都可触发每个仓位位置的红外对射，系统根据触碰红外的信号变化，启动RFID天线识别，在极短的时间内可识别当前取或放的档案袋（盒）电子标签的信息，通过与后台数据对比，进而获知该档案袋（盒）的全部信息。因此，对于注册后的任何档案袋（盒），管理员可以存放在任意密集架架内的任意层的任意仓位（或从任意仓位位置取出），系统都可以快速有效识别，并保存该位置信息（或标注不在位），从而做到真正实现档案管理的无序存放有序管理。

根据架内RFID识别天线，能够实现全自动盘点、高效快速取放、查找、在位实时监控等自动化功能，无论是在固定列触摸显示屏或是在管理计算机系统上面都能够实现系统上的“实时监控感知、实时监控可查、全自动盘点、24小时在位监测”，同时与更多信息化软件的对接，可以实现档案文件的即时数字化管理模式。

通过智能密集架显示屏，可实现以下功能：

①快速查找功能：在固定列显示屏操作界面输入档案检索条件，系统通过天线扫描所在位置档案电子标签，快速获得所查询档案的位置信息，速度最快1秒钟即可获得位置信息。

②实现档案一键式盘点、上架功能，无需管理员在密集架内繁琐苦力上下扫描操作；盘点、上下架时可选择该团体所有密集架、也可以选择列、组、层进行盘点；此功能方便管理员现场进行盘点和上下架、纠错等工作。只有上下架权限的管理员才能在固定列系统登录进行上下架操作。